Chaque année, la même question revient vers la mi-octobre : « On fait quoi pour la fin d’année ? ». Et souvent, une seule personne hérite du dossier, en plus de son travail habituel.
Si c’est vous, ce guide vous fera gagner du temps. Vous y trouverez un calendrier, les formats adaptés à la taille de votre équipe, les questions à poser à un traiteur et une checklist à garder sous la main.
Nous préparons des repas et des cocktails d’entreprise en Gironde. Voici ce que nos clients nous ont appris.
Quand réserver ? Le calendrier à suivre
En décembre, les créneaux se réduisent vite. Les jeudis et vendredis soir partent les premiers, chez les traiteurs comme dans les salles de réception. Pour être tranquille, comptez huit semaines entre la première réunion et le jour J.
| Quand | Ce qu’il faut faire |
|---|---|
| 8 semaines avant (mi-octobre) | Fixer un budget, un nombre approximatif d’invités et deux ou trois dates possibles. Demander à l’équipe ce qu’elle préfère : midi ou soir, au bureau ou à l’extérieur. |
| 6 semaines avant (début novembre) | Choisir le format et le lieu. Demander des devis à deux ou trois traiteurs. |
| 4 semaines avant | Valider le devis, bloquer la date, envoyer l’invitation. |
| 2 semaines avant | Relancer les retardataires. Recueillir les régimes alimentaires et les allergies. |
| 1 semaine avant | Donner le nombre définitif de convives au traiteur. Confirmer horaires, accès, places de parking et matériel. |
| Le jour J | Accueillir l’équipe du traiteur, puis profiter du moment avec vos collègues. |
Vous lisez cet article en novembre ? Appelez directement les traiteurs : des dates restent souvent libres en début de semaine ou le midi.
Quel format choisir selon votre équipe ?
Le format dépend moins du budget que de votre équipe : sa taille, ses horaires, son envie de rester assise ou de circuler. Voici les quatre formules que nos clients choisissent le plus.
| Format | Pour qui | À prévoir |
|---|---|---|
| Déjeuner au bureau (buffet ou planches livrés) | 10 à 30 personnes, équipes qui ne peuvent pas s’absenter longtemps | Une salle libérée, quelques tables, une heure et demie |
| Cocktail déjeunatoire ou dînatoire | 20 à 200 personnes, plusieurs services qui se croisent peu | Des mange-debout, du personnel de service ; plus de pièces par personne s’il remplace un repas |
| Repas assis | Équipes qui veulent un moment plus posé, avec discours ou remise de prix | Une salle avec tables, un service à l’assiette |
| Animation culinaire | En complément d’un cocktail, pour créer un temps fort | Découpe de foie gras, banc d’huîtres ou plancha, avec un cuisinier sur place |
Un conseil : si votre équipe travaille sur plusieurs sites ou en horaires décalés, le cocktail en fin de journée reste la formule la plus souple. Chacun arrive et repart quand il peut.
Repas de Noël ou repas de remerciement : deux intentions
Le repas de Noël célèbre la fin de l’année. L’ambiance est festive, le menu prend les couleurs de la saison : foie gras, Saint-Jacques, desserts aux épices. Il a souvent lieu le soir, parfois avec les conjoints.
Le repas de remerciement salue un effort précis : un projet livré, une année chargée, un déménagement mené à bien. Il gagne à garder un ton simple, avec quelques mots de la direction qui nomment ce que l’équipe a accompli.
Dans les deux cas, prévoyez un temps de parole court, puis un temps où personne ne parle travail. C’est souvent ce second moment dont on se souvient.
Les 7 questions à poser à votre traiteur
Deux devis au même prix ne contiennent pas toujours la même chose. Ces questions vous évitent les mauvaises surprises le jour J.
- Le personnel de service est-il compris, et jusqu’à quelle heure ? Un cocktail de 80 personnes sans serveur, c’est vous qui passerez la soirée à remplir les plateaux.
- La vaisselle, les nappes et le matériel sont-ils fournis ? Verres, assiettes, nappes, matériel de cuisine : demandez la liste.
- Qui installe et qui range ? Demandez à quelle heure l’équipe arrive et à quelle heure elle repart.
- Comment gérez-vous les régimes alimentaires et les allergies ? Végétariens, sans gluten, allergies : le traiteur doit les connaître une semaine avant.
- Les boissons sont-elles incluses ? Peut-on apporter les nôtres ? Certains traiteurs appliquent un droit de bouchon, d’autres non.
- Qui s’occupe des déchets ? Les règles d’hygiène interdisent souvent au traiteur de repartir avec les restes et les bouteilles vides. Prévoyez des conteneurs.
- Jusqu’à quand peut-on modifier le nombre de convives ? En décembre, les absences de dernière minute arrivent souvent. Mieux vaut connaître la règle dès le devis.
Quel budget prévoir pour un repas de fin d’année ?
Le prix par personne varie avec quatre éléments :
- le format : planches livrées, cocktail ou repas assis ;
- la quantité : nombre de pièces par personne ou nombre de plats ;
- le service : livraison seule ou personnel sur place, et pour combien d’heures ;
- les options : boissons, animations culinaires, location de mobilier.
La checklist du repas de fin d’année
À imprimer ou à copier dans votre outil de suivi.
L’organisation
- Budget validé par la direction
- Date et horaires fixés
- Lieu réservé (bureau, salle, restaurant)
- Invitation envoyée, avec une date limite de réponse
Le traiteur
- Devis signé, avec le détail de ce qui est compris
- Nombre définitif de convives transmis
- Régimes alimentaires et allergies transmis
- Horaires d’arrivée et de départ de l’équipe confirmés
Le lieu
- Accès, badge et places de stationnement pour le traiteur
- Tables, chaises ou mange-debout disponibles
- Prises électriques et point d’eau repérés
- Conteneurs pour les déchets
Le jour J
- Mot d’accueil de la direction préparé
- Musique ou animation prévue
- Solutions de retour pour ceux qui ont bu un verre
Votre repas de fin d’année en Gironde avec Les Trois Sens Traiteur
Installés à Saint-Jean-d’Illac, nous intervenons à Bordeaux et dans toute la Gironde. Cocktail au bureau, repas assis, animations culinaires : nous cuisinons tout nous-mêmes, avec des produits frais du Sud-Ouest, et notre équipe assure le service du début à la fin.
Vous avez une date en tête ? Les créneaux de décembre partent vite : demandez votre devis avant la mi-novembre. Découvrez aussi nos formules pour les événements d’entreprises et les séminaires.